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SferaDOC

La presenza di grossi archivi in formato cartaceo e la necessità di una loro frequente consultazione, è fonte di problematiche complesse per una organizzazione di lavoro. Una delle soluzioni più consolidate è quella della trasformazione degli archivi da formato cartaceo a quello elettronico, soluzione che offre notevoli vantaggi in termini di ottimizzazione degli spazi e di flessibilità e facilità di utilizzo degli archivi stessi.

Ogni documento determina un Costo di gestione ( Stampa, Duplicazione, Fotocopie, Distribuzione, Archiviazione ), un Costo di utilizzo ( Accesso, Ricerca, Estrazione ), un Costo di integrazione ( Collegamento ).

 

L'archiviazione risponde al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale e uniforme per renderlo recuperabile nella ricerca.

- Riduzione volumetrica occupata dai documenti (tutto su cd rom o DVD) e riduzione degli spazi dedicati (meno locali da adibire ad archivio).
- Facilita’ e rapidita’ di consultazione degli archivi con notevole risparmio di tempo (basta una data, un nome o cognome, ecc.).
- Risparmio sui costi vivi: toner, cancelleria (carta, cartelle, raccoglitori, ecc.), consumi (fotocopiatrice).
- Conservazione dei documenti senza alterazioni con il passare degli anni e tutela dalla perdita degli originali.
- Possibilita’ di condivisione dei documenti e consultazione simultanea in tempo reale (non piu’ fotocopie superflue) ed efficienza gestionale.
- Possibilita’ di consentire l’accesso ai documenti solo a coloro che sono abilitati (riservatezza).
- Possibilita’ di verticalizzazione (Protocollo informatico, Integrazione con Gestionali, fax, posta elettronica, ecc.).
- Condivisione dei documenti via Web

 

SferaDoc risolve tutte le problematiche legate alla creazione, all’ archiviazione, alla ricerca ed alla protezione di ogni informazione derivante da documenti di qualsiasi tipo, (fax, mail, disegni, video, lettere, fogli di calcolo, immagini, ecc.) presenti all’interno dell’Azienda. Tramite una interfaccia semplice ed elegante anche l’utente meno esperto può creare, archiviare e ricercare documenti di qualsiasi tipo.

SferaDoc consente l’importazione delle anagrafiche Clienti e Fornitori da qualsiasi gestionale. SferaDoc permette di scambiare messaggi tra i vari utenti, di pubblicare circolari nella bacheca virtuale, di gestire il calendario privato e di consultare quello pubblico. SferaDoc é allineato con le attuali leggi che normano l’ archiviazione sostitutiva dei documenti cartacei. SferaDoc consente agli Utenti autorizzati la consultazione dei documenti anche dall’esterno dell’Azienda (tramite WEB) .

 

I documenti cartacei verranno archiviati in formato elettronico (viene archiviata e codificata l’immagine del documento originale, generalmente acquisita tramite scanner), organizzati in archivi e raccoglitori virtuali secondo caratteristiche di immediata adattabilità ai criteri di ordinamento archivistico già in uso, senza allontanarsi da quella che è l’abituale archiviazione cartacea, ma anzi ottimizzandola con evidenti vantaggi in termini di efficienza gestionale.
Gli archivi digitalizzati composti dalle immagini elettroniche e dagli indici di ricerca vengono scaricati sul supporto indicato dal cliente, generalmente Cd-rom/Dvd, nel caso in cui il cliente non disponga di un sistema informativo documentale; un supporto di rapida consultazione e di facile utilizzo, contenente archivi e chiavi di ricerca dei singoli documenti, pronti per la stampa o l’invio a mezzo fax.

Non è necessaria l’installazione di appositi software di lettura sulle singole macchine, in quanto ogni supporto contiene oltre agli archivi digitalizzati anche il software necessario a consultarli.

 

Le recenti disposizioni di legge emanate dall'A.I.P.A. (Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) in materia di archiviazione sostitutiva consentono di archiviare i documenti cartacei e di conservare il loro equivalente elettronico al posto dell’originale cartaceo, che può essere fisicamente distrutto. Con il rispetto di alcuni vincoli di natura operativa, siamo in grado assistere gli utenti nella sostituzione elettronica di documenti (come ad esempio fatture ecc.). Il quadro normativo di riferimento è stato di recente esteso consentendo anche ai fini fiscali la possibilità di abbandonare il supporto cartaceo a favore del supporto informatico.

Le nuove regole confermano la validità giuridica ed l’efficacia probatoria della Conservazione Sostitutiva, del Documento Informatico e della Firma Digitale.

 

Caratteristiche principali:

Interfaccia utente progettata per Windows a 32 bit con i più attuali strumenti di sviluppo.
Utilizzo di database relazionali (Oracle, Microsoft SQL Server).
Predisposizione per  l’importazione di anagrafiche clienti/fornitori di qualsiasi gestionale.
Integrazione con Outlook per lo smistamento della posta elettronica.
Integrazione con fax per  l’archiviazione automatica dei fax in entrata.
Firma digitale.
Archiviazione sostitutiva
OCR.
Integrato con il gestionale X1Plus7 e facilmente integrabile a qualsiasi altro gestionale.
Creazione di documenti standard (modelli).
Semplicità di utilizzo.
Creazione libera di qualsiasi tipologia di anagrafica, documento e altro.
Consultazione dei dati tramite WEB.
Esportazione documenti su WEB
Modulare.
Gestione bacheca, messaggi interni ed agenda.
Visore integrabile a X1Plus7  o ad altri gestionali